In un qualsiasi mercato estremamente dinamico e competitivo, i produttori comprendono perfettamente che automatizzare il più possibile i processi è una necessità se si vuole ridurre i costi e aumentare la produzione. Questo concetto vale anche nel settore della stampa commerciale. Nel caso dei centri stampa di piccole dimensioni, però, l’idea di automatizzare i processi può sembrare una sfida per certi versi spaventosa ed eccessivamente costosa. E questa idea, per quanto sbagliata, sta di fatto “impedendo” a troppe aziende di raggiungere una maggiore redditività. In effetti, entrare nel fantastico mondo dell’automazione dei flussi di lavoro è molto più semplice di quanto potreste pensare ed è probabile che abbiate già a disposizione gli strumenti che vi servono!

Dobbiamo anche sfatare l’idea che l’automazione dei flussi di lavoro sia una di quelle proposte da “prendere (in toto) o lasciare”. Infatti, nessuno ci vieta di procedere per fasi ed è importante sottolineare come anche iniziare a implementare un’automazione di base, come ad esempio quella che riguarda le attività ripetitive, può rappresentare una scelta in grado di assicurare importanti vantaggi. Ma non fidatevi solo della nostra parola. Leggete quello che ha da dire Cindy Ley, Production Specialist, Allied Reliability Group:

“Ho imparato a risparmiare tempo prezioso automatizzando la produzione nelle tipologie di booklet ripetitive, ad esempio trascinando i file in Fiery Hot Folders dove sono contenute le impostazioni di stampa, inclusi i modelli di Fiery Impose.”

E John e Tim Rozema di Get It Now Print sono passati dallo stampare 20 lavori al giorno alla possibilità di realizzare più di 100 lavori al giorno. John Rozema spiega:

“Abbiamo implementato una suite di strumenti EFI. È un software estremamente facile da utilizzare e da programmare, davvero intuitivo e che si integra perfettamente con il nostro sistema MIS. Adesso riusciamo davvero a fare il nostro lavoro al meglio. I clienti sono sbalorditi dalla velocità con cui riusciamo a completare i lavori e tutti affermano che, rispetto ad altri fornitori utilizzati in passato, i nostri tempi sono i migliori. Ma non è finita qui, perché siamo in grado di offrire loro anche prezzi più contenuti, grazie ai maggiori volumi che possiamo realizzare con la stampante.”

Utilizzate già Hot Folders?

Se avete un front-end digitale EFI Fiery (DFE), è molto probabile che la funzione Hot Folders sia integrata. Con Fiery Hot Folders, è possibile trascinare i file nella cartella scelta per automatizzare le attività ripetitive. Prendiamo l’inoltro dei file come esempio. In un processo manuale, mano a mano che i lavori arrivano, devono essere analizzati dal team del reparto di prestampa che ha il compito di stabilire a che stampante inviarli e, nel caso si tratti di file nativi, convertirli in PDF. Quindi il file deve essere copiato nella coda della stampante appropriata. A seconda della dimensione e della complessità del file, questa operazione può durare da cinque minuti a mezz’ora! E qui è importante fermarsi un attimo a ragionare… Cinque minuti può non sembrare un tempo eccessivamente lungo, ma proviamo a pensare all’esperienza di Get It Now Print: quei cinque minuti significano più di 90 minuti da dedicare ogni giorno alla prestampa per elaborare, in un giorno, 20 file semplici. Se si elaborano 100 lavori, quel tempo cresce fino a diventare ben otto lunghissime ore! E pensate poi all’eventualità che i file siano più complessi… il risultato sarebbe ancora peggiore.

Con Hot Folders, un rappresentante del servizio clienti è in grado di stabilire che tipo di file è stato ricevuto, ad esempio un booklet in formato 5×8″, e non deve fare altro che copiarlo nella cartella automatica per i booklet. Un’operazione che richiede solo pochi secondi e che rappresenta perfettamente la tipologia di automazione che ha permesso a Get It Now Print di quintuplicare la sua resa giornaliera. Il file, infatti, può essere elaborato automaticamente dopo essere stato inviato alla stampante appropriata in base alle istruzioni inglobate nella cartella automatica. I server Fiery, inoltre, consentono di creare delle preimpostazioni che possono essere incorporate nella struttura delle cartelle automatiche. È possibile utilizzare le preimpostazioni in una vasta gamma di diverse cartelle automatiche e, per chi si appresta a entrare nel mondo dell’automazione, questo è indubbiamente un vantaggio, in quanto semplifica questa transizione.

Automazione dell’imposizione

Rimanendo sempre nell’esempio del booklet, è molto probabile che la vostra azienda utilizzi un qualche software specifico per eseguire correttamente l’imposizione di un file nativo o PDF nel layout appropriato per la stampa dei booklet.  Sebbene questo possa rappresentare un risparmio di tempo rispetto all’imposizione manuale, è indubbio che richieda comunque del tempo. È possibile incorporare modelli di imposizione nel flusso di lavoro con cartella automatica/preimpostazioni, riuscendo così a implementare un grado di automazione che va oltre la semplice applicazione di impostazioni e l’inoltro del lavoro per arrivare all’automazione del layout e della preparazione del lavoro.

I modelli di imposizione semplificano l’inoltro dei lavori e riducono operazioni ed errori. Fiery Impose, un modulo che può essere aggiunto, facilmente e a costo contenuto, alla configurazione del server Fiery, vi permette di automatizzare l’imposizione tramite l’utilizzo di modelli preesistenti o personalizzati, estremamente facili da creare. Questo è proprio ciò che fa Martin Klop, Responsabile Prestampa e Stampa Digitale a CREZÉE:

“Eseguire l’imposizione di un lavoro con Fiery Impose è un gioco da ragazzi. Con pochi clic sono in grado di compilare un nuovo modulo con margini al vivo, crocini di registro, segni di taglio e di colore. E salvare il modulo così creato come modello, in modo da poterlo riutilizzare per un lavoro simile, è davvero molto semplice.”

Non c’è niente di peggio di iniziare a stampare un booklet per poi scoprire che il layout di imposizione è sbagliato oppure, peggio ancora!, non rendersi conto dell’errore fino a quando il lavoro non raggiungere il bindery!

Pietre miliari verso una maggiore redditività

Come avete visto, è possibile migliorare la produttività in modo rapido e conveniente, semplicemente semplificando le singole attività, anche quelle più complesse, senza doversi rivolgere a consulenti da pagare a peso d’oro.

Naturalmente la prima cosa da fare quando si valuta l’automazione è decidere con precisione dove si vuole iniziare. Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, per iniziare non è necessaria una grande visione o un progetto di automazione a 360°. È sufficiente effettuare un’analisi dei lavori che si realizzano più spesso e partire da lì. A quel punto, si può iniziare a semplificare e automatizzare la operazioni ripetitive associate a quei lavori.

Questo non è che il primo passo… che può rappresentare un vero e proprio trampolino di lancio per implementare un’automazione ancora più efficiente. Ogni livello rappresenta un passo avanti che ognuno può fare secondo i propri tempi e le proprie esigenze. Ognuno di questi livelli garantisce un miglioramento a livello di efficienza che può aiutare a giustificare la scelta di continuare a investire per raggiungere un grado sempre maggiore di automazione e, di conseguenza, una maggiore redditività.

Il successivo articolo in questa serie parte da queste operazioni iniziali per mostrarvi come collegare le attività in semplici flussi di lavoro per ottimizzare ulteriormente la produttività.

Per ulteriori informazioni su come migliorare l’automazione dei flussi di lavoro nella vostra attività di stampa, potete scaricare l’e-book gratuito Le fondamenta dell’automazione: 6 semplici sistemi per ottimizzare la produzione di stampa.

Per ulteriori informazioni sulle soluzioni per la stampa digitale EFI Fiery, visitate il sito www.efi.com/fierydfe.

di John Henze, Vicepresidente del reparto Vendite e Marketing per EFI Fiery.